Všech 256 funkcí HIDesku
Každá položka je ověřená ve zdrojovém kódu aplikace v říjnu 2026. Nic plánovaného, jen to, co dnes funguje. Štítek u každé funkce říká, od kterého tarifu je dostupná (Basic, Pro, Enterprise). Vyšší tarif vždy obsahuje i nižší. Některé funkce si firma zapíná v nastavení, protože každá servisní firma pracuje trochu jinak.
Servis: tikety, příkazy, protokoly, plánování (50)
Od nahlášení poruchy přes naplánovaný výjezd po podepsaný protokol.
Tikety se seznamem, filtry a uloženými pohledy
Požadavky zákazníků se evidují v jednom seznamu s filtry podle stavu, priority, kategorie a partnera, fulltextem a vlastními uloženými pohledy. Tikety mají stavy Otevřený, Čeká, Vyřešený a Uzavřený a dvouúrovňové kategorie, které si firma nastaví sama.
SLA sledování reakce, výjezdu a vyřešeníKLÍČOVÉ
Podle platné servisní smlouvy partnera systém hlídá lhůty reakce, výjezdu technika a vyřešení v pracovní době firmy bez svátků a víkendů. Ve stavu Čeká se odpočet zastaví a po návratu se termíny posunou, porušení SLA je vidět barevně a hlídá je automatická kontrola každých pět minut.
Eskalace při porušení SLA
Když se blíží nebo porušuje termín, systém spouští eskalační upozornění odpovědným lidem. Hlídání běží na pozadí samo.
Automatické změny stavu tiketu podle komunikace
Když technik veřejně odpoví zákazníkovi, tiket přejde do stavu Čeká a SLA se pozastaví. Když zákazník odpoví, tiket se znovu otevře a SLA pokračuje, takže technik nemusí stav přepínat ručně.
Důvody čekání u tiketu
Při přepnutí tiketu do stavu Čeká se povinně vybere důvod (partner, dodavatel, díly, jiné). Z přehledu je pak vidět, na co se čeká.
Komentáře: veřejné odpovědi a interní poznámky
V tiketu se komunikuje veřejnými odpověďmi, které dostane zákazník e-mailem, a interními poznámkami, které zákazník nikdy nevidí. V detailu je vidět, kdo má tiket otevřený, a kdo právě píše odpověď.
Zmínky kolegů v komentářích
V komentáři tiketu lze označit kolegu a ten dostane upozornění e-mailem a pushem.
Přílohy tiketů a doklad
K tiketům i dalším dokladům lze přikládat soubory a fotky, náhledy se zobrazují přímo. Povolené typy a velikost si firma nastaví.
Řešitel a spolupracovníci na tiketu
Tiket má hlavního řešitele a další spolupracovníky, kteří dostávají stejná upozornění. Při předání tiketu zůstane původní řešitel jako spolupracovník, takže kontext nezmizí.
Interní tikety neviditelné zákazníkovi
Tiket lze označit jako interní. Zákazník ho nevidí v portálu, nedostává k němu e-maily a nepočítá se k němu SLA, takže je vhodný pro follow-upy a přípravu před fakturací.
Automatické uzavírání vyřešených tiketů
Vyřešené tikety se po nastaveném počtu dní samy uzavřou, aby fronta zůstala čistá. Když zákazník mezitím odpoví, tiket se znovu otevře.
Hlídání zaseknutých tiketů
Filtr ukáže tikety, které čekají déle než nastavený počet dní bez reakce zákazníka.
Zákaznický portál: tikety a komunikaceKLÍČOVÉ
Zákazník (partner) si v portálu zakládá požadavky, sleduje jejich stav a odpovídá na ně. Portál nikdy neukazuje SLA ani interní poznámky.
Přehled Moje práce a dashboard
Každý technik a dispečer má přehled svých rozdělaných tiketů a obchodních případů a nástěnku se SLA dlaždicemi.
Eskalace tiketu na dodavatele a přefakturace
Když se závadu nepodaří vyřešit vlastními silami, tiket se eskaluje na dodavatele, jeho faktura se eviduje a náklad se přefakturuje zákazníkovi.
AI asistent v tiketuKLÍČOVÉ
V detailu tiketu pomáhá shrnutím konverzace, hledáním podobných tiketů, návrhem odpovědi a návrhy ze znalostní báze. Nic neodešle sám, vždy to schválí člověk. Nový tiket umí automaticky zařadit do kategorie a priority.
Znalostní báze s návrhy článků z tiketu
Firma si vede interní i veřejné články se stromem kategorií, z tiketu je najde nebo z něj nechá sepsat návrh nového článku. Součástí je import článků z PDF a volitelná historie verzí.
Pracovní příkazy s kanbanem a seznamemKLÍČOVÉ
Výjezdy techniků se plánují jako pracovní příkazy s termínem, partnerem, projektem, zařízením a posádkou. Stavy Naplánováno, Probíhá, Dokončeno a Zrušeno lze měnit i přetažením karty v kanbanu.
Druh příkazu: práce u zákazníka a interní úkol, nosič případ nebo tiketKLÍČOVÉ
Každá práce u zákazníka musí patřit pod tiket nebo obchodní případ, přes který se fakturuje. Interní úkol je výslovně oddělený druh bez protokolu a fakturace a lze ho převést na práci i zpět nebo změnit nosič.
Více techniků na jednom příkazu
Příkaz má hlavního technika a další členy posádky, kteří ho vidí ve svém plánu a dostanou upozornění. Technik uvidí jen příkazy, kde je zapsaný, a vedení vidí všechny.
Evidence času na příkazu (stopky a ruční záznam)KLÍČOVÉ
Technik na příkazu spouští stopky cesty a práce nebo zadá čas dodatečně. Naměřené hodiny se předvyplní do protokolu a podkladu k fakturaci.
Fotodokumentace zásahu
K příkazu se z mobilu nebo z počítače nahrávají fotky ve třech skupinách: před zásahem, po zásahu a ostatní.
Servisní protokol s materiálem, prací a dopravouKLÍČOVÉ
Protokol zachytí popis provedené práce, stav zařízení, použitý materiál z ceníku, odpracovaný čas každého technika a dopravu. Položky se z příkazu předvyplní samy, je možné skrýt zákazníkovi ceny a načíst položky ze schválené nabídky.
Předávací protokol
Vedle servisního protokolu existuje předávací protokol pro formální předání zařízení nebo dodávky mezi dvěma stranami, se stejným podpisovým procesem.
Elektronický podpis protokolu na místě nebo odkazemKLÍČOVÉ
Protokol podepíše nejdřív technik a pak zákazník, buď na displeji technika na místě, nebo později přes odkaz bez přihlášení s omezenou platností. Podpisy se uloží do PDF a technik si může uložit vlastní podpis do profilu.
PDF protokolu a odeslání zákazníkovi e-mailem
Z protokolu vznikne PDF s hlavičkou firmy, položkami a podpisy, které se odešle e-mailem jednomu či více příjemcům z kontaktů zákazníka. V okně je náhled PDF a lze přidat vlastní přílohy.
Archiv verzí protokolu a historie změn
Každá úprava protokolu po odeslání zakládá novou verzi a původní i podepsané PDF zůstávají ke stažení. Historie zapisuje, kdo co změnil, včetně výdeje materiálu ze skladu.
Automatický podklad k fakturaci po podpisuKLÍČOVÉ
Po podpisu protokolu oběma stranami vznikne podklad ve fakturační frontě a backoffice dostane upozornění. U tiketu s více výjezdy se nic nefakturuje dvakrát a co už je v schválené nabídce, se neúčtuje podruhé.
Zásah označený jako nefakturovaný (záruka, reklamace)
Protokol nebo celý tiket lze označit jako Nefakturovat s důvodem z číselníku firmy. Zákazník to vidí na PDF a podklad ve frontě se neschvaluje.
Plán dne (dispečerská tabule s mapou)KLÍČOVÉ
Přehled příkazů na vybraný den podle techniků s mapou výjezdů, kde administrátor nepřiřazený příkaz přetáhne na technika. Systém odmítne přidělit práci technikovi, který má absenci.
Plán týdne celé firmyKLÍČOVÉ
Mřížka techniků a dnů s příkazy, absencemi, svátky a poznámkami dne, kde se příkazy přesouvají přetažením. Pohotovost lze přiřadit přímo v plánu a admin v něm schvaluje žádosti o absenci.
Mapa projektů
Mapa všech míst zákazníků s barevnými piny podle toho, zda mají otevřené tikety nebo dnes výjezd. Souřadnice se k adrese dohledají samy.
Evidence zařízení (CMDB) a projektyKLÍČOVÉ
Firma vede místa zákazníků (projekty) a zařízení s výrobcem, sériovým číslem, zárukou a hierarchií podzařízení. Zařízení lze kopírovat nebo zakládat podle vzorů a na detailu je vidět celá historie tiketů, příkazů a protokolů.
Servisní smlouvy s SLA, sazbami a pohotovostíKLÍČOVÉ
Smlouva s partnerem určuje reakční dobu, výjezd a dobu vyřešení, platnost, hodinové sazby pro pracovní dny a svátky a pohotovostní okna. Smlouva se zakládá jako servisní, obchodní nebo vnitřní a nese skeny a přílohy.
Preventivní údržba s automatickým zakládáním příkazůKLÍČOVÉ
Ve smlouvě se nastaví pravidelné údržby a revize a systém s předstihem sám zakládá pracovní příkazy a obchodní případy, aby se nezapomnělo. Přehled všech položek smluv je v Servis → Smluvní plnění.
Plánované služby a paušály ve smlouvě
Položka smlouvy může být buď práce s výjezdem, nebo služba, která se jen fakturuje v daném období, například měsíční paušál.
Mobilní aplikace pro techniky (PWA)KLÍČOVÉ
Technik má v telefonu své dnešní příkazy s navigací, tlačítka Vyrazit, Na místě a Dokončit, stopky, fotky, protokoly a docházku. Aplikace se instaluje na Android i iOS a posílá push upozornění.
Protokoly a podpis v zákaznickém portálu
Zákazník vidí v portálu své protokoly a může je tam podepsat. Ceny na protokolu zůstanou skryté, pokud je technik tak nastavil.
Náklady zakázky u tiketu
Backoffice k tiketu zapisuje stravné, ubytování, parkovné a další výdaje, které se promítnou do ziskovosti zakázky.
Pohotovost v plánu týdne
V plánu týdne určíte, kdo má daný týden pohotovost, a v mřížce je u něj vidět odznak s pozicí. Systém upozorní, pokud má vybraný člověk dovolenou. Pohotovosti se propíšou do exportu docházky.
Poznámka dne v plánu týdne
K libovolnému dni v plánu týdne připíšete poznámku, kterou uvidí celý tým. Hodí se pro důležité informace k plánu.
Vícedenní pracovní příkaz
Práci, která trvá několik dní, zadáte jako jeden příkaz s plánovaným začátkem a koncem. V plánu týdne se kreslí v každém dni a víkendy a svátky se přeskakují.
Předvyplněný protokol z naměřeného času a dopravyKLÍČOVÉ
Nový protokol k příkazu se předvyplní prací za každého technika podle naměřeného času a dopravou. Před podpisem lze vše upravit. Z nabídky lze načíst předávané položky.
Účtování práce více techniků a zaokrouhlení hodin
Nastavíte, zda se práce více techniků účtuje jako muž-hodiny, nebo jako čas na místě. Zaokrouhlení hodin nahoru je volitelné. Dva technici hodinu vedle sebe tak vyúčtujete podle pravidel vaší firmy.
Protokol bez zobrazení cen pro zákazníka
U protokolu lze zaškrtnout, že zákazník uvidí položky a množství, ale žádné částky. Platí v PDF, při podpisu i v portálu. Interně se fakturuje dál se vším.
Typy smluv: servisní, obchodní, vnitřní
Smlouvy se dělí na servisní (SLA, pohotovost, sazby), obchodní (dodavatelé) a vnitřní evidenci. Formulář ukáže jen pole, která k typu patří.
Smluvní plnění: přehled položek smluv k plnění a fakturaci
Samostatná stránka ukazuje všechny položky servisních smluv, tedy údržby, služby a paušály, které je potřeba splnit nebo vyfakturovat. Nic se neztratí mezi smlouvou a fakturací.
Hlídání konce platnosti smluv a nabídek
Systém denně hlídá končící servisní smlouvy a upozorní vás i zákazníka. Odeslané nabídky po uplynutí platnosti sám označí jako expirované. Expirovanou nabídku lze poslat znovu s novou platností.
Interní poznámky u smluv, zařízení, projektů a partnerů
Ke smlouvě, zařízení, projektu i partnerovi si napíšete interní poznámku, kterou zákazník nevidí. Hodí se pro předávání zkušeností mezi kolegy.
Mobilní výjezd technika: Vyrazit, Na místě, DokončitKLÍČOVÉ
Technik v mobilu řídí výjezd třemi tlačítky. Vyrazit spustí měření cesty, Na místě přepne na měření práce a Dokončit se rovnou zeptá na ujeté kilometry. Čas se pak propíše do protokolu.
Obchod a fakturace (42)
Obchodní případy, nabídky, objednávky, podklady k fakturaci, faktury a pohledávky.
Obchodní případy
Každá zakázka má jednu společnou kartu, ke které se váže poptávka, nabídky, objednávky, práce, náklady a faktury. Obchodní případ jde uzavřít, zrušit i znovu otevřít a přibalit k němu přílohy.
Poptávky od zákazníků
Poptávky evidujete na jednom místě, přiřazujete je kolegům, komentujete je, přikládáte soubory a hromadně uzavíráte. Z poptávky jedním krokem připravíte nabídku nebo ji označíte jako ztracenou.
Poptávky zadané zákazníkem v portálu
Zákazník si poptávku zadá sám v portálu, přidává komentáře a sleduje, jak ji vyřizujete.
Nabídky vydané zákazníkům s PDFKLÍČOVÉ
Vytvoříte nabídku z ceníku nebo ručně, včetně slev, importu řádků a sazeb práce partnera. Nabídka se vygeneruje do PDF, odešle zákazníkovi e-mailem a dá se duplikovat, znovu odeslat nebo nechat vypršet.
Schválení nabídky zákazníkem podpisemKLÍČOVÉ
Zákazník dostane odkaz, nabídku si prohlédne a schválí ji podpisem, nebo odmítne, bez přihlášení. Podepsané vyhotovení i každá odeslaná verze se archivují.
Schvalování nabídek v zákaznickém portálu
Zákazník vidí své nabídky v portálu a může je tam přímo schválit nebo odmítnout.
Přijaté objednávky od zákazníků
Objednávku od zákazníka zaevidujete, potvrdíte, označíte jako vyřízenou nebo zrušíte a vytisknete do PDF. Jde navázat na obchodní případ.
Načtení objednávky nebo nabídky z PDF pomocí AI
Z nahraného PDF dokumentu se předvyplní údaje formuláře, takže je nemusíte přepisovat ručně.
Poptávky a nabídky u dodavatelů, přijaté faktury dodavatelů
Dodavatelům posíláte poptávky, jejich nabídky přijmete nebo odmítnete a převedete na objednávku. Přijaté faktury dodavatelů evidujete se schvalováním, přílohami a režimem DPH. Faktury dodavatelů jdou načíst ze souboru ISDOC.
Přefakturace nákladů z faktury dodavatele zákazníkovi
Řádky přijaté faktury označené k přefakturaci jedním krokem převedete na koncept nabídky pro partnera. Záruční opravy nebo plnění krytá smlouvou se přefakturovat nemusí.
Ziskovost zakázkyKLÍČOVÉ
U obchodního případu vidíte výnos, náklady na práci, materiál i vlastní položky nákladů a z toho zisk. Výnos se bere z vystavených faktur včetně dobropisů, dokud faktura není, z odsouhlaseného podkladu nebo z nabídky.
Fronta podkladů k fakturaciKLÍČOVÉ
Z dokončené práce, podepsaného protokolu nebo nabídky vznikne podklad, který čeká na potvrzení. Backoffice ho potvrdí, doplní chybějící částku, zvolí, zda fakturovat podle nabídky, protokolu nebo víceprací, nebo ho zamítne s důvodem. Zakázky, které se nefakturují, mají vlastní číselník důvodů.
Vystavování faktur přímo v HIDeskuKLÍČOVÉ
Z potvrzené zakázky vznikne koncept faktury, který před vystavením upravíte, zkontrolujete náhled PDF a vystavíte pod číslem z vlastní řady. Faktura se dá poslat zákazníkovi e-mailem a účetní program pak jen účtuje.
Číselné řady dokladů
Faktury, opravné doklady, zálohy a další doklady mají každý vlastní řadu s nastavitelným tvarem čísla. Číslo slouží i jako variabilní symbol a řada se vrací na jedničku na začátku kalendářního nebo obchodního roku. Lze začít od zvoleného čísla při přechodu z jiného systému.
QR platba na faktuře (CZ i SK)KLÍČOVÉ
Faktura nese platební blok s QR kódem. Česká firma používá QR Platbu, slovenská PAY by square, takže zákazník zaplatí jedním naskenováním. Více bankovních účtů (CZK i EUR) je možné, jeden je výchozí.
Režimy DPH a faktury do EU a mimo EU
Při vystavení aplikace navrhne správný režim DPH podle země a DIČ odběratele: běžný, neplátce, tuzemské přenesení, plnění do EU, mimo EU nebo osvobozené plnění. Povinné věty na dokladu se doplní podle zákona a dají se přepsat.
Ověření DIČ ve VIES
Před vystavením faktury do EU aplikace ověří DIČ odběratele v evropském registru a výsledek uloží k partnerovi i k dokladu. Neplatné DIČ vystavení zastaví.
Faktura v eurech a kurzy ČNB / ECB
Faktura v eurech (u slovenské firmy v korunách) se přepočte kurzem ke dni plnění (česká firma ČNB, slovenská ECB), kurz se stahuje automaticky a jde ručně přepsat. Celý doklad je v jednom jazyce.
Ruční faktura a úprava konceptu
Fakturu bez podkladu z fronty (licence, jednorázový prodej) založíte ručně, i s položkami z ceníku. U každého konceptu můžete před vystavením měnit hlavičku i řádky včetně slev.
Hromadné vystavení konceptů a hromadné akce
Označíte více konceptů, náhled je roztřídí na ty, co se vystaví, a ty s varováním nebo přeskočené, a vystavení proběhne na pozadí s notifikací. Hromadně lze také posílat zákazníkům, stahovat a zapisovat úhrady.
Kontrola druhou osobou před vystavením
Firma si může zapnout, že fakturu nesmí vystavit ten, kdo ji připravil. Lze nastavit hranici částky, od které kontrola platí.
Opravné doklady: dobropis, vrubopis, zrušit a vystavit znovu
Chybnou fakturu opravíte dobropisem nebo vrubopisem na rozdíl, nebo ji zrušíte opravným dokladem na celou částku a vystavíte znovu. Aplikace hlídá zákonné lhůty pro opravu.
Úprava vystavené faktury pod stejným číslem s verzemiKLÍČOVÉ
Dokud ji zákazník nezaúčtoval (potvrdíte to při úpravě), můžete fakturu opravit a ponechat číslo. Starší verze PDF a XML se archivují a upravená faktura se zákazníkovi pošle jako nová verze.
Zálohové faktury a daňový doklad k přijaté platbě
Zálohu vystavíte z nabídky nebo ručně, po zaplacení automaticky vznikne daňový doklad k přijaté platbě a na konečné faktuře se záloha odečte. Zálohu vystavenou dříve v účetním programu lze zapsat, aby se také odečetla.
Evidence úhrad a stav zaplacení
K faktuře zapíšete platby (převodem, hotově, kartou, zápočtem), stav se spočítá sám jako neuhrazeno, částečně, uhrazeno nebo přeplaceno. Hotovost se správně zaokrouhluje a zákazník stav vidí v portálu.
Upomínky, předžalobní výzvy a úrok z prodleníKLÍČOVÉ
Fronta ukáže partnery s dluhy po splatnosti, upomínku s PDF pošlete jednotlivě i hromadně. Aplikace spočítá zákonný úrok z prodlení a paušál, na pokyn vystaví jejich vyúčtování a umí zapsat i předžalobní výzvu.
Přehled dlužníků, saldo a promlčení
Přehled ukáže, kdo kolik dluží a jak dlouho po splatnosti, s exportem do CSV a XLSX. Hlídá promlčecí lhůty, zapisuje žaloby a exekuce a upozorní, když se pohledávka blíží promlčení. Pro Slovensko je i oprava základu daně u nedobytných pohledávek.
Týdenní souhrn fakturace a potvrzení platby zákazníkovi
Každé pondělí přijde e-mail s tím, co čeká: zakázky ke schválení, koncepty, doklady po splatnosti a pohledávky blízko promlčení. Zákazníkovi lze po přijetí platby automaticky poslat potvrzení.
Export dokladů do účetního programu (ISDOC, UBL, Pohoda, MRP)KLÍČOVÉ
Firma, která fakturuje v účetním programu, stáhne nebo pošle účetní doklad ve formátu podle volby: ISDOC, UBL, Pohoda XML nebo MRP XML. Hromadně lze stáhnout celé období jako ZIP a po vyfakturování se zapíše číslo z účetnictví.
Slovenská e-faktura Peppol a odeslání pošťákovi
Pro slovenské plátce aplikace pozná, kdy musí být doklad e-fakturou, vytvoří ji ve formátu UBL a na požádání ji sama odešle certifikovanému pošťákovi. Sleduje stav převzetí, opakuje chybná odeslání a upozorňuje na odmítnutí.
Přehledy pro účetní: DPH, obrat, saldo, cash-flow
Report DPH rekapitulace (vydaná i přijatá), obrat a saldo k datu a výhled příjmů podle splatností. Podklad pro přiznání DPH a řízení hotovosti.
Faktury v zákaznickém portálu
Zákazník vidí vystavené faktury a opravné doklady své firmy, stáhne PDF a vidí, zda jsou uhrazené nebo po splatnosti. Interní poznámky ani podklady nevidí.
Duplikace nabídky
Hotovou nabídku zkopírujete jedním kliknutím. Vznikne nový koncept s novým číslem, bez vazeb na původní doklady, a můžete ho rovnou upravit.
Slevy a skupiny položek v nabídce
V nabídce zadáte slevu na řádek i na celek a položky rozdělíte do pojmenovaných skupin s mezisoučtem. Skupinu lze vyřadit z celkové ceny. Zákazník to vidí v PDF, na podpisové stránce i v portálu.
Obchodní podmínky přímo v nabídce (splatnost, dodání, záruka)
Do nabídky vyplníte splatnost faktury, dobu dodání a záruční dobu. Zákazník je uvidí nad podpisem, v PDF i v e-mailu. Výchozí hodnoty pro celou firmu si nastavíte jednou.
Doklady v jazyce partnera (čeština, angličtina)
U každého partnera nastavíte jazyk dokladů. Nabídky, objednávky a faktury pro zahraničního partnera pak vyjdou celé anglicky, bez míchání dvou jazyků.
Úprava e-mailu a vlastní přílohy před odesláním dokladu
Před odesláním nabídky, protokolu, objednávky nebo poptávky se otevře okno s předvyplněným příjemcem, předmětem a textem. Text upravíte a k PDF přiložte vlastní soubory. Odpovědi zákazníka chodí přímo vám.
Vlastní texty poznámek
Časté formulace, třeba platební podmínky nebo dovětky, si uložíte a vložíte jedním kliknutím do nabídky, objednávky i popisu provedené práce v protokolu. Texty jsou osobní pro každého uživatele.
Fakturace obchodního případu po etapách
U větší zakázky se každý podepsaný protokol stane samostatnou položkou ve frontě k fakturaci. Projekt tak fakturujete po částech a vidíte, kolik z nabídky je už vyfakturováno.
Archiv všech dokladů za období a ISDOC k e-mailu faktury
Všechny doklady za zvolené období stáhnete jedním kliknutím v archivu ve zvoleném formátu. K e-mailu s fakturou pro zákazníka lze volitelně přibalit i ISDOC pro jeho účetnictví.
K faktuře zákazníkovi se přiloží podepsané protokoly
Při odeslání faktury nabídne systém přiložit protokoly, ze kterých faktura vznikla. Zákazník dostane fakturu i doklad o odvedené práci v jednom e-mailu.
Bankovní účty firmy na fakturách
Firma si eviduje více bankovních účtů a volí, který se uvede na dokladu. Číslo účtu s již vystavenými fakturami už nejde zpětně přepsat.
Ceník, sazby a ziskovost (21)
Za kolik se práce prodává, kolik stojí a co na zakázce zbude.
Katalog položek ceníku (materiál a služby)
Firma si vede jednotný katalog materiálu a služeb s prodejní a nákupní cenou, jednotkou, sazbou DPH a identifikátory. Odtud se předvyplňují řádky nabídek, protokolů a objednávek.
Stromové kategorie ceníku
Položky se třídí do vlastního stromu kategorií, který si každá firma navrhne podle svého sortimentu. Pořadí a zanoření lze měnit přetažením.
Hromadný import ceníku z Excelu
Ceník lze nahrát z XLSX nebo CSV s náhledem změn před potvrzením. Položky se párují podle SKU, takže se při opakovaném importu aktualizují ceny.
Rychlé založení položky přímo z dokladu
Chybějící položku lze založit rovnou při sestavování dokladu, bez odchodu do katalogu.
Fotografie a dokumenty u položky
K položce ceníku lze přiložit fotografie a dokumenty, například technický list.
DPH per položka podle země firmy
Každá položka má vlastní sazbu DPH, nabízené sazby odpovídají zemi firmy. U neplátců DPH se pole a řádky s DPH vůbec nezobrazují.
Sazebník služeb s vlastními kategoriemi práceKLÍČOVÉ
Firma si definuje kategorie práce (servis na místě, vzdálená podpora, doprava za km a podobně) s vlastní jednotkou účtování a cenou. Jednotky jsou hodina, 15 a 30 minut, paušál a množstevní jednotky z firemního číselníku.
Odlišné sazby pro pracovní den a svátek či víkendKLÍČOVÉ
Každá kategorie práce má dvě sazby. Systém sám pozná víkend a státní svátek a naúčtuje sváteční sazbu.
Smluvní sazby práce pro konkrétního partneraKLÍČOVÉ
Ve smlouvě s partnerem lze nastavit jiné sazby, než jsou výchozí. Prázdné pole znamená výchozí sazbu, takže prémiovému zákazníkovi dáte jinou cenu bez změny sazebníku pro ostatní.
Ocenění práce podle kategorie technika
Hodiny vykázané technikem se oceňují automaticky podle jeho kategorie v sazebníku, případně výchozí kategorie firmy. Při práci více techniků lze zvolit účtování muž-hodin nebo času na místě.
Výpočet dopravy: km, paušál za výjezd nebo čas na cestě
Doprava se ocení podle vybrané dopravní položky sazebníku, a to za ujeté kilometry, paušálem za výjezd nebo podle času na cestě. Partnerská smlouva může mít vlastní dopravní položku.
Nákladová sazba technika a odhad marže
U kategorií práce i u jednotlivých lidí lze zadat, kolik hodina práce firmu skutečně stojí. Kde sazba chybí, systém počítá z prodejní sazby a výsledek označí jako odhad.
Ziskovost zakázky na tiketuKLÍČOVÉ
Na detailu tiketu vidí oprávněná osoba výnos proti nákladům na materiál, práci, čas na cestě, dopravu, dodavatele a ostatní výdaje včetně marže. Panel napíše, zda výnos pochází z faktury, odsouhlasení nebo plánu z nabídky.
Ziskovost obchodního případu
Obchodní případ má stejný panel ziskovosti v záložce Přehled, který sčítá příkazy, protokoly a doklady vedené na případu.
Ziskovost za partnera
V detailu partnera je záložka Ziskovost, která ukazuje, kolik firma na daném zákazníkovi vydělává.
Report Profitabilita s exportemKLÍČOVÉ
Souhrnný report za období a partnera s rozpadem nákladů, výnosem, marží a procenty. Exportuje se do XLSX, CSV nebo PDF, PDF zvýrazní nejziskovější a nejztrátovější partnery.
Evidence nákladů zakázky (stravné, ubytování, parkovné)
K tiketu nebo obchodnímu případu lze zapsat výdaje mimo práci, dopravu a materiál. Typy nákladů si firma upraví sama a cizí měna se přepočte kurzem k datu nákladu.
Reálný náklad materiálu z ocenění zásob
Pokud firma sleduje ocenění zásob, počítá se náklad vydaného materiálu z reálné nákupní ceny ze skladových pohybů. Jinak se použije výpočet z položek protokolu.
Dodavatelské faktury v nákladech zakázky
Faktury dodavatelů navázané na zakázku se započítají do nákladů, u plátce DPH bez daně a u neplátce s daní. Cizí měna se přepočte na měnu firmy.
Rozsah paušálu ze servisní smlouvyKLÍČOVÉ
Firma si volí, zda paušál ze servisní smlouvy pokrývá i práci a materiál, nebo se vícepráce a materiál z protokolu fakturují navíc.
Servisní smlouvy s vyúčtováním paušálu
Servisní smlouva s partnerem nese cenu paušálu a podklady pro fakturaci se z ní tvoří automaticky. Paušál se přenáší na protokol a do fakturace.
Docházka a výkazy (25)
Příchody, přesčasy, dovolené a podklady pro mzdy.
Příchod a odchod jedním klikemKLÍČOVÉ
Zaměstnanec si na nástěnce jedním kliknutím zaznamená příchod a odchod a vidí živý časovač i odpracovaný čas dne. Během dne lze začít další směnu, přesčas se počítá z celého dne.
Mobilní docházka s polohouKLÍČOVÉ
V mobilní aplikaci technik píchá příchod a odchod a uloží se GPS poloha každého píchnutí. Souhlas s polohou je nepovinný, bez něj se záznam uloží také.
Report docházky s polohou
Vedoucí vidí pro vybraného zaměstnance a období přehled píchnutí s přeloženou adresou místo souřadnic, včetně poznámek a důvodů přesčasu.
Měsíční kalendář docházky
Přehledný kalendář měsíce s barevným rozlišením práce, dovolené, nemoci, lékaře, OČR a dalších absencí a souhrnem odpracovaných hodin, přesčasu a zbývající dovolené. Svátky a firemní volno jsou podbarvené.
Automatický výpočet odpracované doby
Systém sám odečte zákonnou přestávku na oběd, správně spočítá směny přes půlnoc a označí noční práci. Zaměstnanec nemusí nic počítat.
Zpětné uzavření zapomenutého odchodu
Když zaměstnanec zapomene píchnout odchod, druhý den si ho doplní zpětně a záznam se označí jako zpětně uzavřený.
Upozornění na zapomenutý odchod
Po nastaveném počtu hodin od příchodu přijde zaměstnanci do telefonu upozornění, že si ještě nepíchl odchod.
Automatický výpočet přesčasu a důvod přesčasu
Přesčas se počítá proti denní normě firmy a víkend či svátek se počítá celý jako přesčas. Při delší směně systém vyžádá důvod přesčasu, který pak vidí nadřízený.
Tolerance přesčasu
Firma může zahodit drobné odchylky kolem normy (například do 30 minut), jen na straně přesčasu nebo na obě strany, a to od zvoleného data.
Návštěva lékaře s doplněním skutečného času
Lékař se počítá jako placené volno, jakmile zaměstnanec doplní skutečný čas. Ráno po návštěvě přijde připomínka.
Žádanky o dovolenou a absenceKLÍČOVÉ
Zaměstnanec žádá o dovolenou, lékaře, OČR nebo jinou absenci na celý den, více dní nebo jen na hodiny. Systém hlídá překryvy a přeskakuje víkendy a svátky.
Schvalování žádanek nadřízeným
Nadřízený dostane upozornění, žádanku schválí nebo zamítne s povinným důvodem. Nemoc se schvaluje sama a vedení lze nastavit automatické schvalování.
Fond dovolené v hodinách
Každý zaměstnanec má roční fond dovolené v hodinách s možností výjimky pro aktuální rok. Kalendář ukazuje vyčerpané a naplánované hodiny a zbývající fond.
Týdenní výkazy a jejich schvalováníKLÍČOVÉ
Nadřízený hromadně schvaluje týdenní výkazy podřízených, vidí detail dnů, může ručně upravit přesčas s důvodem, nebo týden vrátit k přepracování. Schválené záznamy se uzamknou.
Vrácený výkaz a přehled změn po vrácení
Zaměstnanec vidí vrácený týden s důvodem, opraví nebo doplní dny a znovu ho odešle. Nadřízený pak vidí, co se od vrácení změnilo.
Připomínky schvalování výkazů
Nadřízený dostane jednou týdně souhrnnou připomínku čekajících výkazů, bez zahlcení jednotlivými maily.
Státní svátky ČR a SR
Systém zná zákonné svátky Česka a Slovenska včetně velikonočních, podle země zaměstnance. Svátky se promítají do kalendáře, normy i termínů SLA.
Firemní volno
Admin definuje vlastní dny firemního volna nad rámec státních svátků. Nezapočítají se do normy a v SLA se v nich stojí, ale sváteční sazba na protokolu se kvůli nim nezvedá.
Export docházky pro mzdy (XLSX)KLÍČOVÉ
Backoffice exportuje měsíční výkaz všech zaměstnanců do Excelu: odpracované dny a hodiny, přesčas, dovolenou, nemoc, lékaře, OČR, noční směny a noční hodiny.
Náhradní volno za přesčasKLÍČOVÉ
Firma může místo příplatku dávat za přesčas náhradní volno hodinu za hodinu, včetně zůstatku, lhůt čerpání a automatického proplacení nevyčerpaných hodin. Čerpá se žádankou.
Historie účtu náhradního volna
Zaměstnanec, nadřízený a admin vidí každý pohyb na účtu volna. Admin zapisuje ruční pohyby s důvodem a při odchodu zaměstnance zbytek proplatí.
Sloupce náhradního volna v mzdovém exportu
Při zapnutém volnu export obsahuje přesčas s příplatkem, přesčas do volna, čerpání, zůstatek a list Vysvětlivky.
Oprávnění a role v docházce
Kdo vidí, upravuje, schvaluje a exportuje cizí docházku, určují oprávnění v rolích. Vedoucí tak vidí jen své podřízené, backoffice a admin celou firmu.
Vedení docházky jen u vybraných lidí
Admin určí, kdo píchačku používá. Lidem bez evidence (například vedení) se přesčas ani schodek nepočítá.
Noční směny a rozdělená směna
Noční směna přes půlnoc se počítá do dne, ve kterém skončila, takže nevzniká falešný přesčas. Docházka správně zvládne i rozdělenou směnu na dvě části.
Sklad a nákup (24)
Zásoby, výdej materiálu na zakázky, inventury a objednávky dodavatelům.
Více skladů a správa skladůKLÍČOVÉ
Firma si vede jeden sklad i desítky skladů a vozů techniků, každý s názvem, adresou, správcem a poznámkou. Neaktivní sklad se nenabízí při tvorbě pohybů ani objednávek.
Sklad přiřazený technikovi (sklad ve voze)KLÍČOVÉ
Sklad lze svázat s konkrétním uživatelem, typicky technikem, a výdej materiálu z protokolu pak automaticky odepisuje z jeho vozu. Firma si zvolí, jestli se bere sklad technika, pevně určený sklad, nebo první aktivní.
Přehled skladu (hub)
Rozcestník s hodnotou zásob, počtem položek pod minimem, dnešními pohyby a otevřenými objednávkami. U firem s více sklady ukáže karty jednotlivých skladů a nejnaléhavější položky.
Katalog skladových položek a kategorie
Položky typu materiál nebo služba se stromem kategorií, jednotkami, artiklem, výrobním kódem, fotkou a přílohami. Detail má záložky Přehled, Sklad, Pohyby, Ceny, Přílohy a Aktivita.
Hromadný import položek z Excelu
Větší množství položek nahrajete ze souboru XLSX nebo CSV, systém ukáže náhled a import provedete až po kontrole.
Minimální stavy a upozornění na nízkou zásobu
U položky nastavíte minimální stav a systém ukáže položky pod minimem v seznamu i na přehledu a pošle upozornění, když zásoba klesne pod hranici.
Pohyby zásob: příjem, výdej, přesun mezi sklady, korekceKLÍČOVÉ
Každá změna množství je zapsaná jako pohyb se zdrojovým dokladem a odkazem. Přesun mezi sklady slouží jako převodka, korekce srovná stav na cílový.
Hlídání záporného stavu
Firma si zvolí, zda se výdej nad skladový stav zablokuje, jen upozorní, nebo povolí.
Automatický výdej materiálu z protokoluKLÍČOVÉ
Při podpisu servisního protokolu se použitý materiál sám odepíše ze skladu a pohyb se propojí s protokolem.
Řízený výdej se schvalovánímKLÍČOVÉ
Dražší nebo citlivé položky z protokolu jdou do fronty ke schválení. Backoffice výdej schválí (i hromadně a s upraveným množstvím), zamítne s důvodem nebo stornuje a technik dostane upozornění.
Vrácení materiálu z protokolu na sklad
Z detailu protokolu lze vrátit na sklad materiál, který odešel, nejvýše do vydaného množství a za původní cenu.
Inventura skladuKLÍČOVÉ
Inventura zmrazí aktuální stavy, napočítané množství se průběžně ukládá a po uzavření se rozdíly srovnají korekčními pohyby. Inventuru lze spustit i rovnou z detailu skladu.
Sledování po sériových číslechKLÍČOVÉ
Drahé položky se evidují po jednotlivých kusech s původem, pořizovací cenou, záručním datem a celou historií. Číslo najdete globálním vyhledáváním a kus se vybírá při výdeji, třeba čtečkou.
Rezervace materiálu na obchodní případ
Zásoba se rezervuje pro konkrétní obchodní případ, takže ji nikdo jiný nespotřebuje. Rezervace má volitelné datum platnosti, při výdeji se spotřebuje a po uzavření případu se sama uvolní.
Oceňování zásob a skutečný náklad materiáluKLÍČOVÉ
Systém udržuje průměrnou nákupní cenu každé položky a z ní počítá hodnotu skladu i skutečný náklad na vydaný materiál v ziskovosti zakázek. Firma si volí základ ocenění nákupní nebo prodejní.
Objednávky vydané dodavatelůmKLÍČOVÉ
Objednávky vytvoříte z katalogu nebo s volnými položkami, ve stavech koncept, odesláno, částečně přijato, přijato a zrušená. Seznam má kanban pohled, PDF a přílohy.
Odeslání objednávky e-mailem s PDF a verzování
Objednávka odejde dodavateli e-mailem s PDF na více kontaktů najednou. Po úpravě ji lze odeslat znovu pod stejným číslem a každá odeslaná verze zůstane v archivu.
Zrušení objednávky s možností uvolnit číslo
Odeslanou objednávku lze zrušit s povinným důvodem a volitelným e-mailem dodavateli. U poslední objednávky v řadě lze uvolnit číslo.
Příjem zboží, částečný příjem a storno příjmuKLÍČOVÉ
Dodávku lze přijmout i po částech, systém sám vytvoří příjmy na sklad. Omylem přijaté zboží se vrátí stornem po řádcích. Řádky bez vazby na skladovou položku se musí napárovat nebo přijmout mimo sklad.
Vazba objednávky na obchodní případ a dodavatelskou fakturu
Objednávku lze přiřadit k obchodnímu případu nebo z ní případ založit a v detailu vidíte přijaté faktury dodavatele se zpětným odkazem.
Objednávka vytvořená z nabídky dodavatele
Přijatou nabídku od dodavatele lze jedním krokem převést na objednávku vydanou.
Balení a počet kusů v balení u objednávek
U položky s jednotkou balení lze uvést počet kusů v balení a ten se ukáže v objednávce, při příjmu i na tiskopisu pro dodavatele. Sklad se dál počítá v jednotce položky.
Oprávnění ve skladu podle rolí
Firma si v rolích přiděluje práva zapisovat pohyby, dělat inventury, schvalovat výdeje, spravovat sklady a upravovat odeslané objednávky.
Kanban objednávek dodavatelům
Objednávky dodavatelům můžete přepnout na tabuli a přetahovat mezi sloupci. Přesun do stavu Přijato se zeptá na potvrzení a vytvoří skladové pohyby.
Partneři, zařízení a zákaznický portál (29)
Evidence zákazníků a dodavatelů, jejich projektů a zařízení, a co zákazník vidí ve svém portálu.
Společná evidence partnerů (odběratelé, dodavatelé, obojí)KLÍČOVÉ
Všechny obchodní partnery máte na jednom místě a u každého určíte, zda je odběratel, dodavatel, nebo obojí. Seznam se přepíná mezi skupinami a každý partner má vlastní název pro interní použití i právní název pro doklady.
Detail partnera na záložkách
Detail partnera shromažďuje informace, kontakty, projekty, zařízení, tikety, pracovní příkazy, smlouvy, nabídky, obchodní případy, přílohy, doklady, ziskovost a historii změn. Záložky navázané na vypnuté moduly se firmě nezobrazí.
Načtení firmy z registru podle IČOKLÍČOVÉ
Po zadání IČO se z registru automaticky doplní název, adresa a DIČ, takže nemusíte nic přepisovat. Pro českou firmu se použije ARES, pro slovenskou ORSR a RegisterUZ, podle země vaší firmy.
Hromadný import partnerů z CSV
Partnery nahrajete najednou ze souboru CSV. Před uložením uvidíte náhled s kontrolou duplicit a chyb a ke stažení je vzorová šablona.
Kontaktní osoby partnera
U každého partnera vedete kontaktní osoby s pozicí, e-mailem a telefonem a jednu označíte jako hlavní. Kontakty se pak nabízejí třeba při odesílání nabídek.
Přílohy partnera
K partnerovi připojíte výkresy, smlouvy, manuály nebo fotky. U každé přílohy lze zapnout, aby se nabízela při tvorbě protokolu nebo nabídky.
Fakturační a obchodní nastavení partnera
U partnera nastavíte měnu, jazyk dokumentů, splatnost, příjemce faktur, úrok z prodlení a upomínky, zákaznický statut a údaje pro elektronickou fakturaci. Hodí se firmám, které fakturují do zahraničí nebo veřejným institucím.
Projekty (místa práce) s více partnery a automatickou polohouKLÍČOVÉ
Projekt je místo, kde se pracuje, například provozovna zákazníka, a drží na sobě zařízení, tikety, příkazy i protokoly. Jeden projekt může sdílet více partnerů a adresa se sama převede na souřadnice pro mapu.
Skupiny zařízení a přílohy projektu
Zařízení na projektu můžete třídit do skupin a k projektu přiložit plány nebo zápisy z místa.
Evidence zařízení (CMDB) ve stromové hierarchiiKLÍČOVÉ
Každé zařízení má výrobce, model, sériové číslo, firmware, datum instalace, záruku a stav a lze ho vnořit pod nadřazené zařízení. K zařízení vidíte historii tiketů, pracovních příkazů a protokolů a můžete přikládat dokumenty.
Kopírování zařízení a vzory zařízení
Zařízení i s podzařízeními zkopírujete a opakující se sestavy si uložíte jako vzor, ze kterého nové zařízení vytvoříte jedním krokem.
Přístup partnera do portálu jen na pozvánkuKLÍČOVÉ
Uživatele partnera pozvete e-mailem, příjemce si nastaví heslo a tím se účet aktivuje. Veřejná registrace neexistuje a účty lze kdykoli deaktivovat.
Oprávnění portálu po sekcích pro každý účet
Každému zákaznickému účtu zvlášť povolíte nebo skryjete sekce Tikety, Poptávky, Nabídky, Protokoly, Faktury a Zařízení. Nová pozvánka bez výběru dostane tikety a protokoly.
Omezení zákaznického účtu na vybrané projekty
Účet zákazníka lze omezit jen na některé jeho projekty (například pobočky) a pak vidí tikety, zařízení, doklady i nabídky pouze z nich. Hodí se pro zákazníky s více pobočkami spravovanými různými lidmi.
Viditelnost tiketů a nabídek uvnitř firmy zákazníka
U každého partnera nastavíte, zda jeho uživatelé v portálu vidí všechny tikety a nabídky firmy, nebo jen své (u nabídek jen ty zaslané na jejich e-mail).
Zákaznický portál: přehled a garance servisuKLÍČOVÉ
Zákazník po přihlášení vidí počty svých tiketů, poslední aktivitu, dlaždice s nabídkami a protokoly čekajícími na podpis a smluvní garance ze své servisní smlouvy. Interní termíny servisního týmu nevidí.
Zakládání tiketů a komunikace v portáluKLÍČOVÉ
Zákazník sám nahlásí závadu krátkým formulářem s výběrem projektu a zařízení a s přílohami, sleduje stav a píše komentáře technikovi. Odpověď na čekající tiket ho automaticky znovu otevře a interní poznámky technika zákazník nevidí.
Automatické zařazení tiketu z portálu umělou inteligencí
Tiket založený zákazníkem může být automaticky zařazen podle typu závady a naléhavosti a technik tyto hodnoty jen případně upraví.
Poptávky z portálu
Zákazník pošle servisní firmě poptávku na cenovou nabídku s popisem a přílohami a může k ní psát komentáře. Servisní firma o ní dostane upozornění.
Schvalování a podpis nabídek v portáluKLÍČOVÉ
Zákazník si v portálu prohlédne položky a celkovou cenu nabídky a schválí ji uloženým podpisem, nebo odmítne s důvodem. Nabídku lze podepsat i bez přihlášení přes odkaz z e-mailu.
Protokoly a podpis v portálu
Zákazník má archiv podepsaných servisních protokolů ke stažení v PDF a nepodepsané může podepsat přímo v portálu uloženým podpisem. Podepsat jde i na místě u technika nebo přes odkaz bez přihlášení.
Faktury a stav úhrady v portálu
Zákazník vidí vystavené faktury, zálohy a opravné doklady se stavem úhrady, splatností a PDF ke stažení a může filtrovat jen neuhrazené. Rozpracované a stornované doklady nevidí.
Přehled zařízení zákazníka v portálu
Zákazník vidí své evidované zařízení a jeho stav a při zakládání tiketu vybere, kterého se závada týká.
Profil zákazníka: heslo, dvoufázové ověření a uložený podpis
Zákazník si změní heslo, zapne dvoufázové ověření přes aplikaci v telefonu a uloží si podpis, který se předvyplní při schvalování nabídek a protokolů.
Nápověda a znalostní články v portálu
Zákazník má v portálu příručku a články z vaší znalostní báze, které jste označili jako určené partnerům nebo veřejné. Odpovědi na časté dotazy najde bez zakládání tiketu.
Vlastní vzhled portálu firmy
Portál přebírá barvu a ikony vaší firmy, takže zákazník vidí prostředí servisní firmy.
Dodavatelské faktury se schvalováním a přefakturacíKLÍČOVÉ
Přijaté faktury od dodavatelů evidujete s režimem DPH (tuzemsko, přenesená daňová povinnost, EU, mimo EU, neplátce), schvalujete je nebo zamítáte s důvodem a označíte přefakturované. Backoffice má společný přehled přes všechny dodavatele a přílohy k fakturám.
Eskalace tiketu dodavateli
Tiket, který nevyřešíte sami, předáte dodavateli včetně čísla případu v jeho vlastním systému. Dodavatelé se mohou v partnerovi označit jako cíl eskalace a každý má popisek svého systému.
Přístupová práva k partnerům
Partnery prohlíží každý zaměstnanec, ale zakládat, upravovat a deaktivovat je smí jen role s oprávněním Spravovat partnery (ve výchozím stavu backoffice a admin). Smazání má vlastní oprávnění.
Přehledy, reporty a upozornění (25)
Co se děje, co čeká na vyřízení a jak si firma vede.
Nástěnka podle role
Po přihlášení uvidí každý přehled přizpůsobený své roli: pracovník své tikety, dnešní plán a čísla, zákazník vlastní tikety. Partneři jsou přesměrováni do portálu.
Dlaždice s klíčovými čísly na nástěnce
Na nástěnce jsou dlaždice se stavy tiketů (otevřené, čekající, vyřešené, uzavřené) a obratem. Obrat vychází ze stejného výpočtu jako graf a přehledy pro účetní.
Widgety nástěnky: dnešní plán, týdenní plán, tým
Nástěnka ukazuje dnešní program pracovníka, plán týdne a vytížení týmu. Nabídky, dodavatelé a docházka se zobrazí jen firmám, které mají daný modul zapnutý.
Úvodní kontrolní seznam pro novou firmu
Nová firma vidí na nástěnce průvodce prvními kroky nastavení, aby se rychle rozjela.
Moje práce
Jedna stránka s rozdělanými tikety a obchodními případy jednoho člověka. Vedoucí si může přepnout pohled na práci kolegy.
K vyřízení: odznak a panel čekajících akcíKLÍČOVÉ
Plovoucí panel s odznakem počtu sesbírá na jednom místě vše, co na uživatele čeká: žádosti o dovolenou, nepodepsané protokoly, odmítnuté výkazy, nevydaný materiál, žádosti o výdej ze skladu, fakturační spouštěče, docházkové týdny a interní úkoly po termínu. Počet se po vyřízení hned obnoví.
Globální hledáníKLÍČOVÉ
Jedno vyhledávací pole v hlavičce najde tikety, partnery, zařízení, nabídky, pracovní příkazy, protokoly, projekty, smlouvy, poptávky, znalosti, položky i kusy. Zobrazí také naposledy otevřené položky.
Statistiky v grafechKLÍČOVÉ
Na stránce Reporty a statistiky je aktivita tiketů v kalendářní mřížce, rozložení plnění SLA, nejčastější kategorie, doba vyřešení, vytížení techniků a trend obratu za 12 měsíců. Z části grafů se dá prokliknout na seznam tiketů.
Reporty tiketů a partnerů do XLSX a CSV
Seznam tiketů a adresář partnerů za zvolené období stáhnete do Excelu nebo CSV. Období se volí tlačítky (tento měsíc, minulý měsíc, kvartál, rok, vlastní).
Report plnění SLAKLÍČOVÉ
Přehled plnění SLA po partnerech: doba odezvy, doba vyřešení, počet porušení a procento splnění. Stáhnete jej do XLSX, CSV i PDF.
Report výkonu techniků a výkaz práceKLÍČOVÉ
Výkonnost techniků (příkazy, odpracované hodiny, doba odezvy) a podrobný výkaz odpracovaných hodin po příkazech, tiketech, partnerech a projektech. Filtruje se podle partnera a technika.
Report ziskovosti (marže po partnerech)KLÍČOVÉ
Ukáže výnosy proti nákladům na materiál, práci, cestu, dopravu, dodavatele a zakázku a z toho marži po partnerech. Sloupec Odhad upozorní, kde chybí nákladová sazba a marže je jen orientační. Dostupný jen lidem s oprávněním vidět ziskovost.
KPI souhrn pro vedení (PDF)
Jednostránkový přehled pro vedení v PDF: SLA, obrat, tikety, nejlepší partneři a technici.
Report pohybů skladu
Příjmy, výdeje, přesuny a korekce zásob za období s filtrem podle typu pohybu a skladu.
Docházka s polohou
Interaktivní přehled příchodů a odchodů zaměstnance s časem a adresou za týden nebo měsíc.
Fakturační přehledy pro účetníKLÍČOVÉ
Čtyři přehledy z vydaných dokladů: DPH rekapitulace podle režimů, obrat po měsících a partnerech, saldo dlužníků k libovolnému dni a výhled cash-flow na 30 až 90 dní. Stahují se do XLSX, saldo i do PDF.
Export docházky do XLSX
Docházku zaměstnanců lze stáhnout do Excelu pro mzdovou účetní.
Nastavitelná pravidla notifikacíKLÍČOVÉ
Admin firmy určuje, kdo dostane upozornění na každou událost (tiket, komentář, SLA, pracovní příkaz, protokol, nabídka, sklad, smlouva, výkazy) a jestli e-mailem, nebo web pushem. Pravidla lze přidat, vypnout i vrátit na výchozí.
Osobní nastavení notifikací
Každý uživatel si v profilu zapne nebo vypne e-mail a web push u jednotlivých událostí.
Web push notifikace do telefonu a prohlížeče
Důležité události (přiřazení tiketu, překročení SLA, nový pracovní příkaz, zmínka v komentáři) přijdou jako push i při zavřené aplikaci. Zařízení se přihlásí z mobilní aplikace.
E-mailové notifikace a týdenní přehledy
Systém posílá e-maily k tiketům, SLA varováním, schvalování výkazů a dovolených, expiraci smluv, nízké zásobě a týdenní souhrn fakturace. Šablony jsou ve vzhledu firmy.
Eskalace a zástup příjemce
Admin nastaví kroky eskalace, když si nikdo nevšimne události, a zástup za nepřítomného příjemce, aby upozornění nezůstalo viset.
Log odeslaných notifikací
Admin vidí historii odeslaných upozornění, takže dohledá, komu a kdy co přišlo.
Auditní protokol změnKLÍČOVÉ
Zaznamenává vytvoření, úpravy, smazání, obnovení a přihlášení u tiketů, uživatelů, partnerů, příkazů, protokolů, nastavení a rolí. Filtruje se a výsledek se exportuje do CSV.
Časová osa změn jedné entity
U konkrétního tiketu, partnera nebo příkazu zobrazí chronologii všech změn a kdo je provedl.
Platforma, bezpečnost a AI (29)
Nastavení firmy, role, zabezpečení, mobilní aplikace a umělá inteligence.
Oddělená data každé firmy (multitenance)KLÍČOVÉ
Každá firma pracuje ve vlastním oddělení a nikdy nevidí tikety, partnery, sklad ani nastavení jiné firmy. Oddělení platí i ve vyhledávání, reportech, exportech a ve znalostní bázi.
Branding firmy (logo, barva, název, favicon)KLÍČOVÉ
Firma si nastaví název aplikace, logo, hlavní barvu a ikonku. Projeví se v záhlaví, v PDF dokladech, v e-mailech i na ikoně mobilní aplikace.
White-label (skrytí značky platformy)
Firma s vlastní doménou může zcela skrýt značku provozovatele platformy, takže aplikace vystupuje jako její vlastní.
Role a oprávnění s vlastními rolemiKLÍČOVÉ
Každá firma dostane role Administrátor, Technik a Backoffice a může si vytvořit vlastní role z katalogu zhruba 68 oprávnění. Menu i tlačítka se řídí oprávněními, k roli je náhled dopadu a historie změn.
Správa uživatelů, pozvánky a deaktivace
Admin zve zaměstnance i partnery e-mailem jednorázovým odkazem, kde si nastaví heslo. Uživatelé se nemažou, jen deaktivují, takže historie zůstane celá. Veřejná registrace neexistuje.
Nastavení firmy po sekcíchKLÍČOVÉ
Admin si v 14 sekcích nastaví profil firmy, helpdesk (kategorie, pracovní dobu, automatické uzavírání), docházku, finance, fakturaci, sklad, smlouvy, zařízení, soubory a e-mail. Sekce modulů, které firma nemá v tarifu, se vůbec nenabízejí.
Číslování dokladů podle firmy
Firma si vybere tvar čísel dokladů (například NAB-2026-0001) a zkratky pro každý typ dokladu. Obchodní rok pro faktury může začínat v libovolném měsíci a již vydaná čísla se nikdy nemění.
Limity a přípony nahrávaných souborů
Admin určí maximální velikost a povolené přípony příloh, globálně i zvlášť pro tikety, partnery, nabídky, fotky příkazů, protokoly a další oblasti. Zvlášť řídí, které přílohy lze přidat k odesílaným dokladům.
Odesílání e-mailů z vlastního SMTP
Firma může posílat notifikace a doklady přes vlastní SMTP server, takže e-maily chodí z její adresy. Je tu tlačítko pro testovací e-mail a heslo se ukládá šifrovaně.
Pravidla notifikací, eskalace a zástupy
Admin určuje, které události (tikety, SLA, příkazy, nabídky, protokoly, smlouvy, sklad, docházka) komu pošlou upozornění. Lze nastavit eskalaci až o pět kroků, zástup za nepřítomné kolegy a v historii vidět, co a proč odešlo.
Osobní nastavení notifikací a profilu
Každý uživatel si v profilu vybere, které notifikace chce, změní heslo a uloží svůj podpis. Povinné události (například pozvánka nebo schválení dovolené) vypnout nelze.
Mobilní aplikace PWA pro technikyKLÍČOVÉ
Technik si aplikaci nainstaluje z prohlížeče na plochu telefonu pod logem a barvou své firmy. Najde v ní denní plán, tikety, pracovní příkazy se stopkami a fotkami, protokoly s podpisem u zákazníka, docházku s píchačkou a ověření servisní smlouvy.
Push upozornění do telefonu
Technik dostává upozornění přímo na telefon, například při přiřazení příkazu nebo při dlouhé směně bez odchodu. Upozornění si v aplikaci může zapnout a vypnout.
Dvoufázové ověření (2FA) a záložní kódyKLÍČOVÉ
Uživatel si zapne druhý faktor pomocí autentizační aplikace (QR kód), dostane záložní kódy pro případ ztráty telefonu a může si zapamatovat důvěryhodné zařízení na 7 dní. Funguje i v mobilní aplikaci.
Povinné 2FA pro všechny zaměstnance
Provozovatel může vynutit dvoufázové ověření pro všechny zaměstnance firem, takže bez něj se do aplikace nedostanou.
Koš a obnovení smazaných záznamů
Smazané tikety a další klíčové záznamy se nemažou natrvalo, ale přesunou se do koše, odkud je lze obnovit. Trvalé smazání je vyhrazeno administrátorovi.
Bezpečnostní ochrany aplikace
Veřejné odkazy (podpis protokolu, schválení nabídky, pozvánka) jsou podepsané a časově omezené. Přihlášení a citlivé akce mají omezení počtu pokusů a odpovědi nesou bezpečnostní hlavičky.
AI asistent v tiketu (souhrn, podobné tikety, návrh odpovědi)KLÍČOVÉ
V detailu tiketu pomocník shrne celou konverzaci, najde dříve vyřešené podobné případy a navrhne text odpovědi. Nic neodešle sám, výsledek vždy zkontrolujete.
Automatické zařazení tiketu od zákazníka pomocí AI
Když zákazník založí tiket, AI na pozadí navrhne kategorii a prioritu podle textu. Zákazník tak kategorii vyplňovat nemusí a agent hodnotu může přepsat.
Znalostní báze
Firma si vede vlastní knihovnu článků s kategoriemi, přílohami a vloženými obrázky, s našeptávačem a hledáním. Články jsou viditelné jen interním zaměstnancům.
Sémantické hledání ve znalostní bázi a v podobných tiketech
Hledání rozumí významu, ne jen slovům, takže k tiketu najde články i dříve vyřešené případy, které se jen podobají. Čtení tiketu a vyhledávání jsou vždy omezeny na data vlastní firmy.
Import PDF manuálu do znalostní bázeKLÍČOVÉ
Nahrajete PDF návod a AI z něj přečte text i obrázky, přeloží ho a rozdělí na koncepty článků ke schválení. Postup se po výpadku naváže, aniž by se platilo dvakrát.
Článek ze zavřeného tiketu (návrhy ke schválení)
Když se tiket vyřeší, AI posoudí, zda stojí za článek, a zařadí ho do fronty návrhů. Z návrhu AI sepíše první verzi článku, kterou člověk schválí.
Dokumentace v aplikaci s hledáním
Příručky pro zaměstnance, administrátory a partnery jsou přímo v aplikaci a hledá se v nich bez ohledu na diakritiku. Výsledky ukazují jen to, k čemu má dotyčný přístup.
Globální vyhledávání, uložené pohledy a centrum Ke schválení
Klávesovou zkratkou Ctrl+K nebo Cmd+K se odkudkoli najdou tikety, partneři, zařízení, nabídky, příkazy, smlouvy i články. Plovoucí panel Ke schválení sbírá úkoly čekající na uživatele z celé aplikace a filtry seznamů lze ukládat.
Živá spolupráce na tiketu
V detailu tiketu vidíte avatary kolegů, kteří ho právě otevřeli, a nové komentáře či změny stavu se objeví bez obnovení stránky.
Země firmy CZ a SK a jazyk dokladů
Firma je založena jako česká nebo slovenská a podle toho se řídí sazby DPH, měna, zdroj kurzů (ČNB nebo ECB) a česká nebo slovenská legislativní pravidla. Faktury a upomínky jdou česky, slovensky nebo anglicky, ostatní doklady česky nebo anglicky.
Číselník štítků
Admin založí jednotnou sadu štítků a ostatní je jen vybírají u nabídek a projektů. Ve štítcích se tak nemíchají tři varianty téhož slova a přejmenování se propíše všude.
Výjimka fondu dovolené pro konkrétní rok
U zaměstnance zadáte počet hodin dovolené platný jen pro letošní rok, třeba při nástupu v průběhu roku. Od dalšího roku platí zase běžný fond.
Správa platformy (provozovatel) (11)
Funkce, které nevidí jednotlivé firmy, ale provozovatel HIDesku: zakládání firem, tarify, provoz.
Legislativní hlídač
Sazby, lhůty a povinné věty na dokladech drží aplikace v legislativní matici s datem platnosti. Provozovatel ji týdně porovnává se zákony, takže se změny promítnou bez práce firmy.
Vlastní subdoména a vlastní doména firmyKLÍČOVÉ
Každá firma běží na své adrese. Může používat i vlastní doménu, kterou provozovatel ověří kontrolou DNS záznamu, a staré adresy se na ni přesměrují.
Tarify Basic, Pro a Enterprise s přepínači funkcí
Provozovatel firmě přidělí tarif a tím odemkne nebo zamkne moduly (portál, nabídky, docházka, sklad, AI a další). Při návratu na nižší tarif firma o svá data nepřijde a rozdělanou práci dokončí.
Člověk ve více firmách a přepínač firem
Ředitel nebo správce, který řídí více propojených firem, se mezi nimi přepíná bez nového přihlášení. Propojení firem do skupin určuje provozovatel.
Superadmin konzole: správa firem a zakládání novýchKLÍČOVÉ
Provozovatel vidí přehled firem, uživatelů a využití AI, zakládá nové firmy, nastavuje jim tarif, zemi a doménu a pozve prvního administrátora firmy.
Vstup do firmy jako uživatel (impersonace)
Provozovatel se může pro podporu přihlásit do firmy jako konkrétní uživatel a pak se vrátit zpět do svého účtu.
Přehled úložiště firem
Provozovatel vidí, kolik místa zabírají soubory a data jednotlivých firem, a to z nočního snímku. Firmy tato čísla samy nevidí.
Monitoring provozu a bezpečnostní log
Provozovatel spouští kontrolu zdraví systému a vidí pokusy o průnik a zablokované adresy ze serverového ochranného nástroje. Zdraví aplikace se kontroluje každou hodinu a každých pět minut.
Export všech dat firmy a průkazné smazání
Firma, která odchází, může dostat archiv všech svých dat. Smazání firmy vyžaduje opsání jejího názvu a odstraní data i soubory.
Hlídač změn zákonů a sazeb
Platforma týdně ověřuje, zda se v citovaných předpisech nezměnily parametry, které ovlivňují doklady (například DPH), a upozorní provozovatele k potvrzení. Sazby DPH a kurzy ČNB a NBS se stahují automaticky.
Správa AI platformy (poskytovatelé, modely, spotřeba)
Provozovatel centrálně nastavuje poskytovatele AI, klíče a modely pro jednotlivé úlohy, testuje klíče a sleduje spotřebu volání, tokenů a nákladů včetně exportu do CSV. Měsíční strop útraty na firmu chrání před havárií.